Alf heißt jetzt Fabian und ist schon 10

Anna F. wird in Oberosterreich geboren. Ganz ohne Antrag wird den Eltern des Kindes automatisch die Familienbeihilfe gewahrt und ausbezahlt. Einige Jahre später kann sich die Linzerin nach der erfolgreichen Matura ganz auf den Beginn ihres Studiums konzentrieren. Die Familienbeihilfe wird weiterhin ausbezahlt und auch die Übermittlung an die Österreichische Gesundheitskasse für die Mitversicherung erfolgt ganz ohne ihr Zutun. Möglich macht das alles das Verfahren Familienbeihilfeninformation, kurz FABIAN, genannt.

Von Alf zu Fabian

Bereits vor zehn Jahren setzte das BRZ die IT-Lösung Antragslose Familienbeihilfe (ALF) um. Technisch ist ALF ein System zur automatischen Sammlung, Überprüfung und Übermittlung aller für die Gewährung der Familienbeihilfe relevanten Daten an das zuständige Finanzamt. Werden sämtliche Kriterien zur Genehmigung der Auszahlung erfüllt, so wird aus vorhandenen Verwaltungsdaten ein automatischer Antrag erzeugt und an das Familienbeihilfensystem übermittelt. Basierend auf der erfolgreichen Umsetzung von ALF wurde auch das Verfahren Familienbeihilfeninformation (FABIAN) komplett neugestaltet und im Jahr 2021 produktiv gesetzt. ALF ist seither ein Teil von FABIAN.

Automatische Verlängerung

Dank innovativer Vernetzung von Verwaltungsdaten können jetzt nicht nur Anspruchsvoraussetzungen automatisch geprüft werden, durch Verbindung mit dem Predictive Analytics Competence Center des Finanzministeriums wird die Familienbeihilfe nun auch nach dem 18. Geburtstag hinaus automatisch verlängert. Natürlich nur, wenn die entsprechenden Voraussetzungen – etwa ein Hochschulstudium – gegeben sind. Das Ausfüllen von Anspruchsüberprüfungsschreiben entfallt und die Familienbeihilfe wird unterbrechungsfrei weiter ausbezahlt. „FABIAN hilft nicht nur den Bürger:innen. Auch für die Finanzverwaltung bedeutet das alles eine signifikante Arbeitserleichterung, wenn man bedenkt, dass seit 2022 allein über 300.000 automatische Verlängerungen bis jetzt durchgeführt wurden“, weiß DI Ferdinand Rödlich, Solution Manager im BRZ.

Vorsprung durch Technik

Entwickelt wurde die IT-Losung FABIAN – wie auch schon ALF zuvor – vom BRZ, und zwar im Auftrag des Finanz- und des Familienministeriums sowie des Bundeskanzleramts. In dieses neu entwickelte IT-System wurde ALF integriert und an bereits existierende Services des Bundes und anderer Ressorts angebunden. Dazu zahlen etwa das Zentrale Personenstandsregister, das Zentrale Melderegister, der Hauptverband der Sozialversicherungsträger, der Datenverbund Studierende und der Datenverbund Schulen – Ersterer vom Bundesministerium für Frauen, Wissenschaft und Forschung und Zweiterer vom Bundesministerium fur Bildung –, die Schnittstellen der Wirtschaftskammer bezüglich der Lehrlingsdaten sowie eine Vielzahl von Losungen und Verbundkomponenten innerhalb der Finanzverwaltung. FABIAN verwaltet osterreichweit alle Familienbeihilfenanspruche, d. h., es sammelt und überprüft alle für die Gewährung der Familienbeihilfe relevanten Daten. Werden alle Kriterien zur Genehmigung der Ansprüche erfüllt, so wird in Verbindung mit dem Predictive Analytics Competence Center automatisch ein Geschäftsfall erzeugt und in FABIAN gespeichert. Die bzw. der zuständige Sachbearbeiter:in prüft diesen nochmals und genehmigt im Normalfall die Auszahlung.

Zustellung ins Postfach von FinanzOnline

Nach der erfolgreichen Überprüfung der Familienbeihilfenanspruche wird automatisch eine Mitteilung über den Bezug der Familienbeihilfe generiert. Wenn Daten fehlen oder aber Anspruchsvoraussetzungen noch geklärt werden müssen, kann die Familienbeihilfe nicht automatisch gewahrt werden. In diesem Fall wird ein Vorhalt mit einem Hinweis auf die noch benötigten Daten erzeugt. Die Bürger:innen haben nun die Möglichkeit, die fehlenden Daten zu ergänzen oder eventuell falsche Angaben schriftlich richtig zu stellen. Diese Antwort wird gescannt und elektronisch an das Familienbeihilfensystem übermittelt. Alternativ können fehlende Daten auch direkt über FinanzOnline übermittelt werden. „Die Mitteilung über den Bezug der Familienbeihilfe wird wo immer möglich auch nicht mehr per Post zugestellt, sondern rein elektronisch in die Nachrichten in FinanzOnline, um sowohl dem Klimaschutzgedanken Rechnung zu tragen als auch eine deutliche Kostenreduktion für das BMF zu erzielen“, erklärt Rödlich.

Kommunikation mit ganz Europa

Aber nicht nur innerhalb Osterreichs, sondern auch innerhalb der Europäischen Union ist FABIAN an das sogenannte European Exchange of Social Security-System angebunden, um den Anspruch auf Familienbeihilfe auch innerhalb der EU zu überprüfen, und das vollelektronisch ganz ohne Papier. Das heißt, die bzw. der Sachbearbeiter:in am Finanzamt kann direkt aus FABIAN heraus mit den Partnerländern der EU in Kontakt treten, um die Zuständigkeit bei der Auszahlung von Familienbeihilfenanspruchen zu klaren. Dies tragt zu einer deutlichen Reduktion des Arbeitsaufwandes bei den Finanzämtern bei. „Der Grundgedanke von ALF, den Bürger:innen so weit wie möglich Behördenwege zu ersparen, wurde in FABIAN konsequent fortgesetzt. Das Once Only-Prinzip kann so auch im Bereich der Familienbeihilfe gelebt werden“, so Rödlich. „Der Burger muss nicht mehr auf bürokratischen Wegen seine Nachweise beschaffen und vorlegen, um den weiteren Bezug der Familienbeihilfe zu sichern. Durch die ressortübergreifenden Anbindungen können die Nachweise im Verfahren abgebildet werden.“