Close-up von einem Bildschirm und einem Handy. Auf dem Bildschirm ist eine Amtssignatur zu sehen.

Amtssignatur

Die Amtssignatur ist die elektronische Unterschrift einer natürlichen Person, die namens einer Behörde handelt. Diese digitale Signatur wird von einer Behörde auf PDF-Dokumente etwa von amtlichen Bescheiden aufgebracht.

Die Amtssignatur wird visuell durch die Bildmarke der Behörde sowie einen Hinweis, dass das Dokument amtssigniert wurde, dargestellt. So wird der/dem Empfänger/in erkenntlich gemacht, dass es sich um ein amtliches Dokument handelt. Damit ist gewährleistet, dass das Dokument von der betreffenden Behörde stammt. Meist werden noch zusätzliche Informationen, wie der Name der unterzeichnenden Behörde oder der Signaturzeitpunkt, aufgebracht.

Elektronisch amtssignierte Ausgangsstücke können anschließend sowohl elektronisch als auch auf dem Postweg versendet werden. Mit dem ELAK und der Dualen Zustellung sind bereits bewährte Applikationen an die Amtssignatur angebunden. Je nach Kundenanforderung ist eine beliebige Anbindung weiterer Applikationen jederzeit möglich.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Behörden dürfen gemäß Amtssignaturgesetz die Amtssignatur sowohl für die hoheitliche Verwaltung, als auch für die Privatwirtschaftsverwaltung nutzen. D. h. sie dürfen nicht nur Bescheide mit Hoheitsaspekt, sondern auch z. B. Bestellungen (=Privatwirtschaftsverwaltung) mittels Amtssignatur signieren. Die Unterscheidung muss aus dem Signaturlayout erkennbar sein. Der Satz „Dieses Dokument wurde amtssigniert“ entfällt bei Privatwirtschaftsverwaltung.

Vorteile & Nutzen

  • Geschwindigkeitssteigerung und Kostenreduktion
    - Die Amtssignatur ermöglicht es, elektronisch erstellte Dokumente rechtsgültig zu signieren. Dadurch kann die handschriftliche Unterschrift entfallen. Insbesondere bei Massenaussendungen führt dies zu einer erheblichen Entlastung.
  • Erkennbarkeit und Sicherheit
    - Die Amtssignatur gewährleistet die Erkennbarkeit der Herkunft des Dokuments von einer Behörde und macht das Dokument sicher vor Verfälschung und Nachbearbeitung.
  • Prüfung amtssignierter elektronischer Dokumente
    - Es kann jederzeit im Internet unter pruefung.signatur.rtr.at überprüft werden, ob ein mit der Amtssignatur versehenes elektronisches Dokument authentisch und rechtsgültig ist.
    - Papierausdrucke können durch Vorlage des vollständigen Ausdrucks beim Absender des Dokuments überprüft werden.