Der ELAK wird intelligent

Beim ELAK im Bund heißt es jetzt „KI inside“. Seit Ende letzten Jahres gibt es drei praxis-nahe Assistenzfunktionen auf KI-Basis, die den Arbeitsalltag der Anwender:innen des ELAK deutlich erleichtern sollen. Die digitalen Assistenten Chatten mit dem Team-Room, Chatten mit dem Akt sowie Chatten mit der Hilfe ermöglichen natürliche, dialogorientierte Interaktionen und eröffnen neue Wege, Informationen schnell, sicher und intuitiv nutzbar zu machen. Das Projekt wurde Ende August initiiert und innerhalb von nur vier Monaten umgesetzt – ein sehr kurzer Zeitrahmen, welcher außergewöhnlich viel Energie, Fokus und Umsetzungskraft erforderte.

KI-gestützte Verwaltungszukunft

Damit legt das BRZ für seine Kunden den Grundstein für eine moderne, KI-gestützte Verwaltungszukunft. "Die Integration von KI-Funktionen in den ELAK entstand aus dem Anspruch des BRZ heraus, in einer sehr herausfordernden Zeit neue Lösungen zu entwickeln und dem Bund zukunftsweisende Möglichkeiten bereitzustellen", erklärt Harald Henry Maderbacher, Leiter des ELAK Competence Center im BRZ. Mit dem Ziel, die digitale Arbeitswelt der Bundesverwaltung innovativ zu gestalten und entscheidende Modernisierungsimpulse zu setzen, wurde das Vorhaben innerhalb kürzester Zeit realisiert.

KI ist zentraler Hebel

"Angesichts strenger Sparvorgaben und der Tatsache, dass in den kommenden Jahren mehrere tausend Mitarbeiter:in-nen in den Ruhestand treten werden, steht die Verwaltung vor einer doppelten Herausforderung. Effizienz muss steigen, Wissen muss gesichert und zugleich neu erschlossen werden. KI wird damit zum zentralen Hebel, um diesen Wandel intelligent und nachhaltig zu gestalten", so Maderbacher. Die Anforderungen des Projektauftrags waren klar. Bis Ende 2025 sollte kein Versuchsaufbau entstehen, kein Proof of Concept, sondern eine fertige Lösung, die vom Betriebsbeginn an produktionsreif ist und mit Beginn 2026 zuverlässig eingeführt werden kann.

Datenqualität ist sehr wichtig

Das fertige System basiert auf der KI-Lösung Mindbreeze AI, welche in einem ELAK-PaaS Cluster betrieben und direkt an das neue BRZ-LLMaaS angebunden ist. „Besondere Herausforderungen waren die technischen Anbindungen und die Integration der KI-Lösung im hoch gesicherten ELAK-Netzwerk“, erzählt Maderbacher. Die Projektumsetzung selbst lieferte wertvolle Erkenntnisse. "KI-Projekte unterscheiden sich von klassischen IT-Projekten fundamental – in ihrer Dynamik, ihren Anforderungen und ihrer Art der Zusammenarbeit. Ergebnisse sind nicht exakt planbar, iteratives Arbeiten wird damit zwingend. Erfolg hängt stärker von nicht-technischen Faktoren ab und die Datenqualität ist bedeutend wichtiger als Code."

Sofort spürbarer Nutzen

Die fertige Lösung soll es den Anwender: innen ermöglichen, direkt aus dem ELAK heraus ein Chat-Fenster zu öffnen und mit einer digitalen Assistenz zu interagieren. Diese beantwortet Fragen zu Inhalten in Team-Rooms, zu Akten und Geschäftsstücken sowie zur integrierten ELAK-Hilfe – schnell, kontextbezogen und mit hoher Präzision. Damit entsteht für die User ein sofort spürbarer Nutzen. Antworten werden komfortabler, effizienter und zielgerichteter geliefert als bisher.

Zusätzliche Funktionen in Arbeit.

"Informationen, die bislang zeitaufwendig recherchiert oder gesucht werden mussten, stehen nun in wenigen Sekunden bereit. Gerade in Zeiten knapper Ressourcen und zunehmenden Wissensabflusses ist dieser Zugewinn von großer Bedeutung", ergänzt Maderbacher. Weitere Ideen, etwa umfassendere Zusammenfassungen von Akten oder zusätzliche Assistenzfunktionen, befinden sich bereits in Arbeit. Erste Ressorts haben zudem eigene Use Case-Vorschläge vorgebracht, was den Weg für einen breiteren Einsatz der Lösung ebnet.