ELAK im Bund: Treibende Kraft für Österreichs E-Government
Der ELAK, ein webbasiertes Akten- und Dokumenten- Managementsystem und Motor der österreichischen E-Government-Strategie, feiert seinen 20. Geburtstag.
ELAK beschleunigt Abwicklung
Die österreichische Bundesverwaltung nutzt den elektronischen Akt, kurz ELAK, zur Abwicklung von Verwal tungsvorgängen und Dokumentenabläufen. Die technische Umsetzung beruht auf internatio nalen Standards und ermöglicht eine durch gängig elektronische Arbeitsweise. Diese Lösung vereinfacht und beschleunigt die Bearbeitung der Geschäftsfälle – auch Aktenlauf genannt – und ist die Basis für eine standardisierte und verbesserte Prozessdokumentation. Durch den ELAK können auch elektronische Eingaben auf Basis standardisierter Formulare im Internet verarbeitet werden. Darüber hinaus wird die elektronische Zustellung gefördert.
Der elektronische Akt wurde in den Bundesministerien in einheitlicher Form und nach einem Stufenplan umgesetzt. Im Jahr 2004 war der elektronische Informations- und Verfahrensfluss zwischen einzelnen Ressorts ohne Medienbruch erstmals möglich.
Mit dem ELAK ist es erstmalig gelungen, dass Anwender:innen des öffentlichen Dienstes elektronische Dokumente und Dateien sicher auf einer zentralen Plattform erstellen, bearbeiten, speichern, durchsuchen und verwalten können.
ELAK: Solide Basis für E-Government
Die Besonderheit beim ELAK war und ist ein spezielles Dokumenten-Workflow-Management, welches die Erstellung strukturierter Workflows für die Genehmigung, Überprüfung und Verbreitung von Dokumenten und Akten ermöglicht.
Modernisierung der Verwaltung durch den ELAK
Um sensible Daten zu schützen, wurde schon von Anfang an auf robuste Sicherheitsmaßnahmen gesetzt. Der Zugriff auf Dokumente ist auf der Grundlage verschiedener Berechtigungen eingeschränkt, sodass nur autorisiertes Personal bestimmte Dateien anzeigen oder ändern kann. „Auf Grund der Tatsache, dass unterschiedliche Fachsysteme in den Ressorts im Einsatz sind, wurde bereits bei der Konzeption auf eine naht lose Integration mit anderen Systemen gesetzt, womit ein Datenaustausch zwischen den vielen am ELAK beteiligten Organisationen ermöglicht wurde“, erklärt Maderbacher.
Damit spielt der ELAK seit der Einführung eine entscheidende Rolle bei der Modernisierung der Verwaltungsprozesse innerhalb der österreichischen Regierung und fördert Transparenz, Effizienz und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Behörden.
ELAK gestaltet Arbeitsplatz der Zukunft
Der zukünftige Arbeitsplatz wird mit dem ELAK flexibler, kollaborativer und technologiegesteuerter sein, sodass Abläufe zum Teil automatisiert werden und Personen unabhängig von ihrem physischen Standort effektiver zusammenarbeiten können.
Es werden sowohl künstliche Intelligenz als auch maschinelles Lernen am Arbeitsplatz eine größere Rolle spielen und Tools wie Chatbots, virtuelle Assistenten und automatisierte Arbeitsabläufe immer häufiger eingesetzt werden.
Usability ist auch beim ELAK das A und O
Auch die Usability ist von entscheidender Bedeu tung. Künftig rückt der User noch mehr in den Fokus. „In den letzten 20 Jahren haben wir viel über die Bedürfnisse und Erfahrungen der Anwender:innen des ELAK lernen können. Informationen müssen so einfach wie möglich zu finden sein und die Bedienung muss simpel und intuitiv gestaltet werden“, meint dazu Harald Maderbacher. Mit einer modernen Oberfläche wird der ELAK intuitiver, einfach zu navigieren und noch User-freundlicher werden.