Ein System für die Ewigkeit

Traditionelle Speichermethoden stoßen an ihre Grenzen, wenn es um die Bewahrung digitaler Inhalte über längere Zeiträume geht. Faktoren wie technologische Obsoleszenz erfordern innovative Ansätze. Um mit dem Datenmanagementportal BKA den ganzheitlichen Ansatz einer durchgehenden Data Governance umzusetzen, wurde neben der Datenerschließung die Speicherung in einem Langzeiterhaltungssystem umgesetzt. Digitale und analoge Daten – wie Akten, Bücher, Dias, Pläne oder Mikrofilme –, die im Rahmen eines Prozesses digitalisiert wurden, könnten nach ihrer Aufbereitung in BALES, dem Bundesarchiv- und Langzeiterhaltungssystem, übernommen werden.

ELAK kommt ins Archiv

Derzeit werden damit elektronische Akten archiviert. BALES wurde in den letzten zwei Jahren vom BRZ gemeinsam mit dem Bundeskanzleramt basierend auf der Open Source Software RODA entwickelt. Eigenentwicklungen, um die komplexe Verarbeitung von Daten zu ermöglichen, ergänzen die Lösung. Um etwa mit dem ELAK, dem elektronischen Akt im Bund, der als erster Datentyp archiviert werden muss, umgehen zu können, wurde ein spezieller Übernahmeprozess implementiert. "Damit dieser von den berechtigten Mitarbeiter:innen der Fachabteilungen komfortabel genutzt werden kann, haben wir ein webbasiertes User Interface, das Control Panel, entwickelt", so Michelle Miller, Projektmanagerin im BKA. "Mithilfe dieses Services können Bestände aus dem ELAK korrekt und verlustfrei in BALES übernommen werden." Die Applikation ging Ende 2024 in Betrieb. Innerhalb kurzer Zeit wurden 347.000 Akten aus dem Vorgängerarchiv digLA in BALES archiviert.

Archivierung sicherstellen

Im Herbst 2024 startete der Vollbetrieb des Services. Vor allem das Österreichische Staatsarchiv nutzt die portalintegrierte Lösung und übernimmt laufend weitere Akte aus den am ELAK teilnehmenden Organisationen. Zusätzlich wurde für das Bundesdenkmalamt ebenfalls das Archiv bereitgestellt, um eine künftige Archivierung seiner eigenen Aktenbestände sicherzustellen.