Der elektronische Akt (ELAK) ist jetzt international

Der elektronische Akt (ELAK) ist der zentrale Standard der österreichischen Bundesverwaltung zur digitalen Abwicklung und Verwaltung von Dokumenten- und Aktenprozessen. Er gilt seit mehr als zwei Jahrzehnten als eine tragende Säule der österreichischen E-Government-Strategie. Das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMEIA) hat bereits 1996 als erstes Ministerium überhaupt den ELAK eingeführt und schätzt seither die zahlreichen Vorteile des Systems. Bei den über 100 Botschaften und Vertretungsbehörden hingegen war bis dato eine eigens entwickelte Lösung im Einsatz.

Nunmehr bietet der ELAK nicht nur im In-, sondern auch im Ausland eine zentrale digitale Plattform für die Aktenverwaltung. In wenigen Monaten hat das Außenministerium mit seinem IT-Partner BRZ alle österreichischen Botschaften und Vertretungsbehörden weltweit an den elektronischen Akt (ELAK) angebunden. Damit werden ein noch sicherer und zuverlässigerer Betrieb und eine Vereinfachung der Kommunikation gewährleistet, ebenso wie umfangreiche Schnittstellen zu anderen Ressorts. Es handelt sich um ein Leuchtturmprojekt der ID-Konsolidierung im Bund.

ELAK lässt BMEIA-Dienststellen näher zusammenrücken

Für Kristian Jurić, IKT-Abteilungsleiter im BMEIA, liegen die Gründe, den ELAK auch international einzusetzen, auf der Hand: „Mit einer ganzheitlichen Lösung wie dem ELAK arbeiten wir alle weltweit in einem System.“ Außerdem „rücken mit einem einzigen, weltweit verfügbaren Aktensystem“ die Vertretungsbehörden, die rund um den Globus verteilt sind, „enger zusammen“.  Durch die zentrale Datenverfügbarkeit wird noch mehr Sicherheit, Effizienz und Wissenstransfer an den Vertretungsbehörden gewährleistet.

„Durch den ELAK im Bund weltweit wird die Digitalisierung des Außenministeriums weiter vorangetrieben.“  erklärt Jurić.

Millionen Dokumente in 110 Vertretungsbehörden migriert

Startschuss für das Projekt war im März 2024. Das Ziel war ambitioniert: Gesamtprojektlaufzeit von 12 Monaten statt der ursprünglich avisierten zwei Jahre. „Das bedeutete, dass die Vorlaufzeit für die operative Umsetzung in sechs Monaten erledigt sein musste“, erklärt Harald Henry Maderbacher, Solution Manager für den ELAK im BRZ. „Neben der engen Zeitplanung, mussten wir außerdem ein innovatives Berechtigungskonzept entwickeln. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Botschaften wechseln nämlich regelmäßig ihren Dienstort, was ständig neue Anforderungen an Rechteverwaltung und Zugriffskonzepte mit sich bringt.“

In der Roll-out-Phase kamen weitere Herausforderungen auf das BRZ zu. „Wir mussten Millionen Dokumente unter Berücksichtigung der vollen Datenintegrität aus dem Altsystem in den ELAK migrieren“, erzählt Maderbacher. „Auch ein zeitlich gestaffelter Roll-out über verschiedene Weltregionen und 24 Zeitzonen hinweg war eine Challenge.“ Innerhalb von nur drei Monaten wurden 110 Vertretungsbehörden erfolgreich umgestellt. „Mit dem erfolgreichen Abschluss im April haben wir eine der größten Herausforderungen in der Geschichte des ELAK gemeistert“, freut sich Maderbacher.