Yes, we scan!

Dazu hat das BRZ einen wesentlichen Beitrag geleistet: die "Basiskomponente Scanning". Diese IKT-Lösung für die Digitalisierung von Dokumenten hat sich innerhalb kurzer Zeit im Alltag bewährt und ist bereits bundesweit anerkannt. Erich Albrechtowitz, Abteilungsleiter im Bundesministerium für Finanzen (BMF) und Auftraggeber des Projekts, meint dazu: "Die 'Basiskomponente Scanning' ist eines der erfolgreichsten Beispiele für Verwaltungsmodernisierung in Österreich. Binnen kurzer Zeit wurde die Output-Leistung eines mittelständischen Unternehmens erzielt. Bereits 2013 werden mehr als 20 Millionen Dokumentenseiten digitalisiert werden. Das bringt der Verwaltung mehr Zeit für Kerngeschäfte und Bürgerservice."

Das BMF und das BRZ schaffen derzeit die organisatorischen Rahmenbedingungen und technischen Voraussetzungen, um dieses Erfolgsmodell als Standard im Sinne des IKT-Konsolidierungsgesetzes zu etablieren. Dieses führt "Scanning" als eine der Basiskomponenten an, für die einheitliche IKT-Standards verwendet werden sollen.

Projekt mit Geschichte

Im Frühjahr 2008 wurde im BRZ erstmals ein Projekt zur Digitalisierung physischer Dokumente in großem Umfang aufgesetzt - die Personalakten des BMF. Der Umfang war beachtlich: Rund fünf Millionen Seiten wurden in einem Zeitraum von eineinhalb Jahren verarbeitet, dem IT-Verfahren PM-SAP (Personalmanagement mit SAP) elektronisch zugeführt und so den zuständigen Sachbearbeiter:innen der Personalstellen des BMF zur Verfügung gestellt. Der erfolgreichen Pilotierung folgten eine breite Bedarfserhebung und weitere Scanning-Aufträge.

Technologisch wurde für die Scan-Anforderungen eine Basiskomponente aufgesetzt, welche über standardisierte Schnittstellen Scanverarbeitungs-Workflows für mehrere unterschiedliche Zielverfahren im Sinne eines Shared Services betreibt.

Formularscanning - made by BRZ

Seit dem Jahr 2012 werden die Formulare der Arbeitnehmerveranlagungen (Formular „L1“) österreichweit gesammelt und im Scan-Center des BRZ digital erfasst. Für die Nachbearbeitung der Formulare wurden geeignete Workflows und technische Schnittstellen zu den IT-Verfahren der Finanzverwaltung sowie konkrete Handlungsanweisungen für die manuelle Dokumentenbearbeitung definiert.

Da es sich dabei um strukturierte Dokumente handelt, werden die im Formular enthaltenen Daten

• Mittels automatischer Texterkennung (ICR, OCR) identifiziert, ausgelesen und in einem XML-Dokument gespeichert.
• Das digitalisierte Dokument wird danach archiviert und der Link zum Speicherort dem XML-File hinzugefügt.
• Abschließend wird das nunmehr komplette File über ein Webservice der „Verbundkomponente Eingang“ und den IT-Verfahren zur Verfügung gestellt.

Mit Mitte 2013 sollen zudem die Formulare der Umsatzsteuervoranmeldung (U30, U31) dem Scan-Prozess im BRZ zugeführt werden. Auch hier ist, wie bei den oben beschriebenen strukturierten Formularen der Arbeitnehmerveranlagung, ein hoher Grad an automatisierter Texterkennung und entsprechender Qualitätssicherung von Bedeutung.

Struktur für unstrukturierte Dokumente

Im Dezember 2012 erfolgte die Übersiedlung der Wiener Finanzämter in das Finanzzentrum Wien im neuen Gebäude bei Wien Mitte. Dafür entwickelte das BRZ in enger Zusammenarbeit mit dem BMF eine eigene Scan-Infrastruktur, um monatlich bis zu eine Million Eingangspost-Seiten für die Mitarbeiter:innen des Finanzzentrums zu digitalisieren.

Bei der Umsetzung erwies sich das spezifische Wissen um die technischen und organisatorischen Prozesse als sehr wertvoll. Die notwendige Vorsortierung und Kategorisierung der Poststücke erfolgt dabei durch erfahrene Mitarbeiter:innen der Finanzverwaltung und ist in unmittelbarer Nähe zur zentralen Scan-Stelle im BRZ angesiedelt.

Zusätzlich werden die Personalakten des Bundesministeriums für Justiz (BMJ) gescannt und die Personalakten weiterer Ressorts sind für heuer geplant. Auch für Ad-hoc-Anforderungen zur Digitalisierung von Akten sind entsprechende Verarbeitungs-Workflows implementiert.

Scan ist nicht gleich Scan

Je nach Beschaffenheit der im Dokument befindlichen Daten unterteilt sich die Digitalisierung in zwei Bereiche, für die das BRZ die benötigten Prozesse aufgebaut hat.

• Strukturierte Dokumente sind z. B. Formulare, da ihre Datenfelder in ihrem Aufbau einheitliche Inhalte aufweisen. Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt in der an das Scanning anschließenden automatisierten Texterkennung und -analyse.
• Unstrukturierte Dokumente sind z. B. Akten oder allgemeiner Briefverkehr. Dabei handelt es sich um Dokumente mit unterschiedlichem Aufbau, wobei die Herausforderungen eher in der Vorbereitung zum Scan-Verfahren liegen. Dabei geht es meist um die Tätigkeiten wie die Entfernung von Büroklammern oder die Vor-Kategorisierung eines Dokuments.

Dezentrales Scanning? Ja, bitte!

Die "Basiskomponente Scanning" des BRZ unterstützt zusätzlich die Workflows dezentraler Scan-Verfahren. Die in den Ressorts in ganz Österreich digitalisierten Dokumente (z. B. Ergänzungsscans zu bereits digitalisierten Personalakten, Scans von Reisebelegen etc.) werden dem BRZ auf elektronischem Weg übermittelt, nachbearbeitet und als durchsuchbare, archivsichere PDF- und XML-Dokumente gespeichert.

Im nachfolgenden Prozess stehen diese wiederum den Zielverfahren zur Verfügung, auf die Mitarbeiter:innen der Bundesverwaltung zugreifen können.

Alles in allem ist die "Basiskomponente Scanning" ein Vorzeigeprojekt, das in jeder Hinsicht der Mission des BRZ entspricht: Wir liefern der Bundesverwaltung IT-Lösungen in vereinbarter Qualität und Sicherheit zum besten Preis.

Scanning in Zahlen

• Strukturierte Dokumente: 7,5 Mio
• Unstrukturierte Dokumente: 4,0 Mio
• Gesamt: 11,5 Mio*

* Diese Menge entspricht einem Papierstapel von rund 1,5 km Höhe, d. h. der sechsfachen Höhe des Donauturms (252m)!