Post beim AMS wird digital
07. Dezember 2018
Bereits seit dem Frühjahr letzten Jahres werden Papierakte aus dem Archiv einzelner AMS-Geschäftsstellen vom BRZ gescannt. Zeitgleich wurde ein Projekt zum Aufbau der Scanabläufe und zur Übergabe der digitalisierten Dokumente samt Metadaten im BRZ umgesetzt.
Ziel dabei ist, die eingescannten Posteingänge mit entsprechenden Informationen für die Übernahme in den AMS-Fachanwendungen zur Verfügung zu stellen. Dafür wurden die IT-Systeme beim BRZ entsprechend optimiert. Die Digitalisierung der Posteingangsdokumente konnte ab Juni dieses Jahres von Beginn an problemlos anlaufen. „Das AMS möchte mit dieser Umstellung flexibel und offen auf organisatorische Herausforderungen reagieren können“, erklärt Andreas Liedl, CIO des AMS. „Ziel ist es, eine möglichst frühzeitige Digitalisierung der Poststücke vorzunehmen, d. h., der Posteingang wird nach Möglichkeit bereits vor der eigentlichen Fallbearbeitung gescannt.“ Vorerst setzen zwei Geschäftsstellen in Wien und vier in Oberösterreich auf einen digitalen Posteingang. Bis Jahresende sollen noch drei weitere hinzukommen. Insgesamt wurden seit März 2017 mehr als 8 Millionen Seiten an Papierakten aus dem Altbestand gescannt und seit Juni 2018 wurden im Rahmen des Pilotbetriebes knapp 250.000 Seiten an Posteingangsdokumenten digitalisiert. In der Pilotphase werden unterschiedliche Verarbeitungsmethoden angewendet, um daraus Erkenntnisse für den österreichweiten Rollout zu gewinnen. Dieser Rollout beginnt mit Ende des ersten Quartals 2019.
