Zwei Hände halten 2 Puzzle teile zusammen.

Personalmanagement

Mit dem elektronischen Dokumentations- und Prozessmanagement (eDokPro) hat das BRZ ein Service entwickelt, das für den Bund und die TU Wien im Einsatz ist, aber auch in Gemeinden, Ländern oder anderen Universitäten eingesetzt werden kann.

In der Bundesverwaltung werden Personalprozesse schon seit über fünf Jahren digitalisiert durchgeführt. Das macht der Elektronische Personalakt mög­lich, der u. a. im Bundesministerium für Finanzen, dem Justizministerium aber auch in der TU Wien zum Einsatz kommt. Techno­logisch wurde das IT-Verfahren eDokPro, bestehend aus den Anwendungen Elektronischer Personalakt und Elektronische Personalgeschäftsprozesse, basierend auf Open-Source-Technologien umgesetzt und somit komplett runderneuert.

Verwaltung automatisieren

Mittels der Anwendung Elektronische Personalgeschäftsprozesse (ePGP) können klassische Geschäftsfälle der Personal­verwaltung über den gesamten Lifecycle workflow-gesteuert abgewickelt werden. Das ermöglicht die Automatisierung vieler Verwaltungstätigkeiten. Personalgeschäftsprozesse können somit IT-gestützt vereinheitlicht und durch den Fachbereich administriert werden. Inner­halb der Personalgeschäftsprozesse stehen unter anderen diese Funktionalitäten zur Verfügung: Nutzung unterschiedlicher Prüfungs- sowie Genehmigungsmechanis­men, Dokumentenerzeugung basierend auf elektronischen Vorlagen, digitale Sig­natur von Dokumenten im Prozess sowie digitaler Versand von Prozessergebnissen und Informationen. Durch die angebo­tenen Funktionalitäten können in der Anwendung ePGP u. a. Anträge, Geneh­migungen und Erledigungen dienstver­hältnisrelevanter Ereignisse abgebildet und deren Ergebnisse abgelegt werden.

Immer und überall verfügbar

Der Elektronische Personalakt (ePA) ermöglicht die strukturierte und digita­lisierte Ablage von Personaldokumenten und unterstützt bei der Verwaltung von Personalakten in elektronischer Form. Die sichere Ablage wird durch die Nutzung eines nicht veränderbaren elektronischen Archivs gewährleistet. Mit der Ablöse von Papierakten im Zuge der ePA-Einführung werden heterogene Ablagesysteme kon­solidiert. Die Lösung bietet eine struk­turierte Ablage digitaler Dokumente in einem elektronischen Akt und in einer von Kunden definierten Ablagestruktur.

Effizienz durch Digitalisierung

Der runderneuerte Elektronische Personalakt wurde 2016 initial an der TU Wien, Arbeitgeberin für rund 4.500 Mitarbeiter/innen, eingeführt. „Für unsere Mitarbei­ter/innen wurde davor eine Personalakte in Papierform geführt. Es gab keine einheitli­che Aktenstruktur. Zusätzlich fielen Lager­kosten an“, erklärt Mag. Anna Steiger, TU-Vizerektorin für Personal und Gen­der. Im Fokus der neuen elektronischen Lösung, die das BRZ umgesetzt hat, steht die Zentralisierung, Vereinheitlichung und Automatisierung der Verwaltungstätigkeit.

Einheitliche Standards 

Danach wurde die Einführung des runderneuerten IT-Verfahrens eDokPro sukzessive bei den Bestandskunden (z. B. Justizministerium und Bundesamt für Soziales und Behindertenwesen) fortgesetzt. Im Zuge der Einführung wurden 33.500 Personalakten und 79.000 Personalgeschäftsprozesse aus dem abzu­lösenden System migriert. Auf der neuen Plattform werden derzeit monatlich rund 2.000 Prozesse abgearbeitet.

Synergieeffekte nutzen

Bei der Umsetzung des IT-Verfahrens eDokPro stand die Schaffung einer Pro­dukt- und Mandantenfähigkeit im Vor­dergrund. Damit steht einem möglichen Roll-out bei anderen BRZ-Kunden nichts im Wege. Ressort- und organisationsüber­greifende Synergieeffekte, etwa bei den Betriebskosten und der Umsetzung neuer Funktionen, können so leicht realisiert werden. Ein mandantenfähiges System garantiert unterschiedlichen Kunden die getrennte Administration ihrer Daten und die damit verbundene Datensicherheit.

Vorteile

  • Integration in bestehende Systemlandschaften
  • kundenspezifisch konfigurierbare Prozesse
  • kundenspezifisch konfigurierbare Akten-/ Dokumentenstruktur
  • individuelles Branding
  • Integration von Signaturservices
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