Der ELAK ist jetzt international

Der Elektronische Akt (ELAK) ist der zentrale Standard der österreichischen Bundesverwaltung zur digitalen Abwicklung und Verwaltung von Dokumenten- und Aktenprozessen. Er gilt als eine tragende Säule der österreichischen E-Government-Strategie. Bereits 2023 begannen Gespräche zwischen dem Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMEIA) und dem BRZ über die Möglichkeit, auch die österreichischen Auslandsvertretungen an den ELAK anzubinden.

Bewährte Lösungen

Das Bundesministerium selbst nutzt den ELAK bereits seit Langem und schätzt die zahlreichen Vorteile des Systems. Dazu zählen u. a. die hohe Verfügbarkeit, umfangreiche Schnittstellen zu anderen Ressorts, ein modernes Identity-Management oder die Unterstützung durch ein großes Team an Spezialistinnen und Spezialisten im BRZ, die auch für die kontinuierliche Weiterentwicklung sorgen. Bei den Botschaften und Vertretungsbehörden hingegen war bis dato eine eigens entwickelte Lösung, die speziell auf die Anforderungen im Auslandsdienst zugeschnitten war, im Einsatz.

Ambitioniertes Ziel

Der Startschuss für das Projekt war schließlich im März 2024. Das Ziel war ambitioniert: mit einer Gesamtprojektlaufzeit von 12 Monaten statt der ursprünglich avisierten zwei Jahre. "Das bedeutete, dass die Vorlaufzeit für die operative Umsetzung in sechs Monaten erledigt sein musste", erklärt Harald Henry Maderbacher, Solution Manager für den ELAK im BRZ. "Neben der engen Zeitplanung mussten wir außerdem ein innovatives Berechtigungskonzept entwickeln. Mitarbeiter:innen in Botschaften wechseln nämlich regelmäßig ihren Standort, was ständig neue Anforderungen an
Rechteverwaltung und Zugriffskonzepte mit sich bringt."

Zahlreiche Herausforderungen

In der Roll-out-Phase kamen weitere Herausforderungen auf das BRZ zu. "Wir mussten 38 Millionen Dokumente unter Berücksichtigung der vollen Datenintegrität aus dem Altsystem in den ELAK migrieren", erzählt Maderbacher. „Auch ein zeitlich gestaffelter Roll-out über verschiedene Weltregionen und 24 Zeitzonen hinweg war eine Challenge." Innerhalb von nur drei Monaten wurden 110 Vertretungsbehörden erfolgreich umgestellt. "Mit dem erfolgreichen Abschluss im April haben wir eine der größten Herausforderungen in der Geschichte des ELAK gemeistert", freut sich Maderbacher.

Ein einheitliches System für alle

Auch Kristian Jurić, CIO des BMEIA, freut sich über die rasche Umsetzung: "Das BRZ-Team hat alle unsere Anforderungen aufgegriffen und auch dort noch Lösungen gefunden, wo zu Projektbeginn die Grenzen des Machbaren waren!" Die Gründe, den ELAK auch international einzusetzen, liegen für ihn auf der Hand: "Mit dieser ganzheitlichen Lösung wollten wir die zuvor bestehenden System- und Medienbrüche abschaffen. Nun arbeiten wir alle weltweit in einem System, in einem Aktenlauf unter einer Geschäftszahl, ohne die Limitierung von Zeitzonen." Außerdem "rücken mit einem einzigen, weltweit verfügbaren Aktensystem" die Dienststellen, die rund um den Globus verteilt sind, "enger zusammen". Und Jurić ist überzeugt, dass "der gemeinsame ELAK eine tragende Säule für kommende Digitalisierungsoffensiven ist."