Duale Zustellung: vereinfachtes Handling, geringere Kosten

Täglich versenden österreichische Behörden eine große Menge an Schriftstücken. Alleine das Innenministerium versendet rund 2,5 Millionen Schreiben pro Jahr, die österreichische Justiz kommt gar auf ca. 9 Millionen Schreiben. Dabei handelt es sich z.T. um Urteile, Benachrichtigungen oder Terminverständigungen, deren Rechtskraft an eine wirksame Zustellung gebunden ist. Werden derartige Briefe nicht gelesen, können Fristen versäumt, Rechtsmittel nicht mehr möglich und Kosten fällig werden. Vielleicht wäre der Rechtsfall vorteilhafter oder anderes verlaufen. Womöglich bezahlt man eine Strafe nicht fristgerecht und es wird empfindlich teurer.

Wenn der Postmann nur einmal klingelt

Wie und an wen eine Zustellung zu erfolgen hat, regelt das Zustellgesetz. Dreh- und Angelpunkt dabei ist, ob eine wirksame Zustellung gelungen ist oder das Gericht dafür andere Schritte setzen muss. Wichtig zu wissen: Die Zusteller hinterlassen nach dem ersten erfolglosen Zustellversuch eine Benachrichtigung. Mit dieser gilt das Schreiben als zugestellt und die Fristen beginnen zu laufen. Prinzipiell muss ein Rückscheinbrief der/dem Empfänger/in persönlich zugestellt werden. Wird diese/r an der Zustelladresse nicht angetroffen, dann kann in manchen Fällen auch an jemanden anderen zugestellt werden. Jede/r kann für sich bestimmen, an wen sie/er eine Ersatzzustellung akzeptiert oder auch an welche Person nicht zugestellt werden darf.

E-Zustellung bringt Vereinfachung

Ein erster Schritt zur Vereinfachung dieses Prozesses war die Einführung des elektronischen Zustellservice, d. h. Schriftstücke können in einem elektronischen Postfach digital zugestellt werden. Diese duale Zustellung bietet Behörden die Möglichkeit, Schreiben physisch oder digital zu versenden und Bürger:innen können diese auf Wunsch elektronisch empfangen. Für alle Seiten eine erhebliche Erleichterung.

Mehr Effizienz und Transparenz

Die Justiz führte in einem weiteren Schritt mit Unterstützung des BRZ so genannte hybride Rückscheinbriefe ein. Diese verbinden Elemente der physischen (Brief auf Papier) und der elektronischen Zustellung. Statt postalischer Rückscheine werden elektronische Statusinformationen übermittelt. Die Empfangsbestätigung wird elektronisch von der / von dem Zusteller/in mittels Handheld, das nichts anderes als ein kleiner tragbarer Computer ist, und nicht mehr auf Papier erfasst. Dies macht eine manuelle Verarbeitung der Rückscheine hinfällig und jede einzelne Sendung kann zudem elektronisch verfolgt werden. Die elektronische Verfolgbarkeit jedes einzelnen Versandstücks sorgt für mehr Transparenz. Durch die Digitalisierung des Rückscheins und die vorhandenen Statusinformationen ist die Integration in bestehende Verfahrensabläufe möglich.

Kosten erheblich reduziert

Bei ca. 5 Mio. Rückscheinbriefen im Jahr erspart sich die österreichische Justiz dabei einiges an Zeit und vor allem Geld. Mit der Digitalisierung des Rückscheins werden die vorhandenen Statusinformationen sofort in den bestehenden elektronischen Verfahrensablauf integriert. Ein weiterer bedeutender Vorteil des hybriden Rückscheinbriefes sind geringere Kosten. Berücksichtigt man Porto, manuelle Nachbearbeitung und Materialkosten ergibt sich ein enormes Einsparpotenzial. Neben der Justiz und auch dem Bundesministerium für Finanzen startete heuer auch das Bundesministerium für Inneres mit dem Versand von hybriden Rückscheinbriefen. Man geht davon aus, dass ca. 600.000 Schreiben pro Jahr auf diese Weise versenden werden.

Das BRZ macht's möglich

Im Februar 2017 setzte man den nächsten Schritt: den lokalen Hybrid-Rückscheinbrief. Der Versand von Hybrid-Rückscheinbriefen war bisher aufgrund der erforderlichen elektronischen Anbindung an das System der Österreichischen Post nur für zentral in Druckstraßen verarbeitete Sendungen möglich. Nun können auch lokal erstellte Schreiben in allen Postämtern Österreichs aufgegeben werden. Beispielsweise reicht Frau K. ihre Heiratsurkunde beim Bezirksgericht Bruck/Mur für eine Namensänderung ein. Für die Rücksendung des Originaldokuments per RSb-Brief war bislang nur der manuell zu bearbeitende Rückschein möglich. Nun können die Gerichte auch vom lokalen Postamt hybride Rückscheinbriefe versenden. Das heißt: Neben dem administrativen Aufwand, ersparen sich die Gerichte auch die höheren Kosten pro Sendung von ca. 1,75 Euro.

Einsparpotenzial: enorm

Der Anteil der hybriden Rückscheinbriefe steigt kontinuierlich: Im ersten Quartal 2017 betrug die Quote ca. 65% aller in Österreich versandten RSa/RSb-Schreiben. Auf Basis der 2016 versandten Schreiben ergibt das ein Einsparpotenzial von ca. 1 Million Euro für die Justiz zusätzlich. Auch das BMI verwendet seit 1. Mai 2017 den hybriden Rückscheinbrief und hat in zwei Monaten fast 100.000 Schreiben damit versandt. Die Einsparungen beliefen sich auf ca. 240.000 Euro, aufs Jahr gerechnet können bis zu 1,5 Mio. Euro an Porto eingespart werden. Seitens der Behörden ist man hoch erfreut: einfacheres Handling der Sendungen bei gleichzeitig geringeren Kosten. Aber auch die Bürger:innen profitieren: Per Post-App kann man sich über die Zustellung bzw. Hinterlegung eines Hybrid-Rückscheinbriefes benachrichtigen lassen und kann diesen im Falle einer Hinterlegung auch per Hinterlegungsanzeige am Smartphone in der Postfiliale abholen.