Collaboration Tool auf BRZ DMS-Basis

Ziel der Bundesimmobiliengesellschaft (BIG) ist es, für ein effizientes und langfristiges Gebäudemanagement bereits in der Projektabwicklung dem Bauprojektmanagement eine Collaboration-Plattform zur Verfügung zu stellen. Diese soll jene Daten beherbergen und verwalten, welche der Abbildung des Lebenszyklus einer Immobile dienen. "Bis dato kommen immer wieder projektspezifisch unterschiedliche Plattformen zum Einsatz. Man muss sich als Projektmitarbeiter:in stets an eine neue Bedienoberfläche gewöhnen und die Ablagestrukturen sowie Metadaten sind bei jeder Lösung anders gestaltet. Am Ende des Bauprojekts erhält man etliche Terabyte an Daten unterschiedlichen Formats als Export und muss diese auf einem Filesystem archivieren. Ohne die Business-Logik einer Collaboration-Plattform steht man dann vor einer Datenhalde", erzählt Gerhard Schregle von der Bundesimmobiliengesellschaft.

Essenziell fürs Gebäudemanagement

"Es ist daher naheliegend, für Projekte eine Collaboration-Umgebung aufzubauen, die sowohl eine standardisierte Oberfläche mit den zugehörigen Prozessaufbauten – für die Projekt-Vorbereitungs-, Planungs- und Bauabwicklungs-phase – bietet als auch eine effiziente Nachnutzung der Informationen – nach erfolgter Inbetriebnahme und Fertigstellung – durch das Facility Management ermöglicht", so Schregle. Dazu gehören eine effektive Berechtigungssteuerung über den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes, die sinnvolle Strukturierung der Inhalte sowie die revisionssichere Speicherung aller projektrelevanten Daten. "Dokumente und Freigaben sollten auch nach Jahren noch einfach auffindbar sein, so dass diese beispielsweise auch bei einer Prüfung durch den Rechnungshof ohne größeren Aufwand zur Verfügung gestellt werden können."

Flexible Schnittstellen

Die Daten sollten versioniert, strukturiert und gut geschützt auf einer zentralen Plattform liegen und von den handelsüblichen Applikationen der Baubranche über definierte Schnittstellen verarbeitbar sein. "Zudem sollte die Plattform in der Lage sein, große Dateien von über 10 Gigabyte zu verwalten, und über einfach nutzbare, flexible Schnittstellen verfügen, mit denen verschiedenste Tools aus der Baubranche bei Bedarf integriert werden können." Das im BRZ betriebene Dokumentenmanagement kann so flexibel angepasst werden, dass darin die entsprechenden Anforderungen zur Abbildung gelangen.

Sichere Datenplattform

Mit dem im BRZ betriebenen Dokumentenmanagementsystem auf Basis des Content Server DMS soll die BIG künftig über eine zentrale und sichere Datenplattform für nahezu alle Gebäudemanagement-Applikationen verfügen. Es gibt dadurch projektübergreifend einheitliche Ablagestrukturen und Governance-Regeln für sämtliche Projektinformationen. "Der Zugriff soll über den gesamten Gebäudelebenszyklus gewährleistet sein. Metadaten helfen dann bei der Strukturierung und der Suche, Workflows unterstützen bei der Dokumentation und gewährleisten Transparenz. Mit einem Betrieb im BRZ ist die Datensouveränität sichergestellt", ergänzt Robert Schlee, der zuständige Solution Manager im BRZ.