Dokumentenmanagement-Systeme

Das BRZ deckt im Bereich der Dokumentenverwaltung sämtliche Themen in einem Dokumentlebenszyklus ab: von der Erstellung oder Erfassung und Erkennung, über die sichere Verwaltung, Freigabe und Signatur bis zur Ausgabe und Zustellung. Das Leistungsportfolio bedient unterschiedliche Skalierungsanforderungen und Anwendungsfälle. Dokumentenmanagement und Archivierung sind dabei zentrale Komponenten.

Dokumentenmanagement kommt aus der Ablage und Durchsuchbarmachung von Dokumenten bzw. der Vorgangsbearbeitung und bietet starke Möglichkeiten, Compliance- und Governance-Vorgaben umzusetzen. Akzeptanz erreicht es zumeist aber über die Integration von Dokumenten in Geschäftsprozesse. Automatische Versionierung, Protokollierung von Zugriffen im Sinne der Nachvollziehbarkeit, Volltextsuche, Filterung von Dokumentenbeständen oder Suchergebnissen nach Metadaten sowie Lifecycle-Management von der Erstellung des Dokuments bis zur DSGVO-konformen Löschung nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist sind wesentliche Vorteile, wenn man die Arbeit mit Dokumenten gesamtheitlich betrachtet.

Dokumentenmanagement und Archivierung

Dokumentenmanagement- und Archiv-Systeme verwalten Dokumente revisionssicher im Sinne der nachvollziehbaren Authentizität und Originalität von Unterlagen bzw. deren Wiederherstellbarkeit über den Aufbewahrungszeitraum. Sie bieten darüber hinaus Versionierung, Protokollierung, automatische Formatwandlung in Langzeitformate, Werkzeuge zur Datenmigration, Beschlagwortung und Suche. So erlauben sie Organisationen gesetzlichen oder organisatorischen Anforderungen (Governance) zu genügen.

Inhalte werden allerdings nicht nur digitalisiert, um sie zu bewahren – sie sollen Geschäftsprozesse optimieren und Digitalisierungsprozesse ermöglichen. Archiv und DMS erreichen daher ihre optimale Wirkung, wenn sie Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Dies wird erreicht, indem Dokumente und kollaborative Inhalte in den Kontext von Daten aus prozessführenden Systemen wie SAP-, CRM-, Asset Management-, CAD- oder GIS-Applikationen gestellt werden. Die gesamte Information ist dann dort auffindbar, wo sie benötigt und erwartet wird. Das Zusammenführen aller relevanten Daten und der dazugehörigen Dokumente bringt einen schnellen und umfassenden Überblick.

Erfolgreiche Lösungen und zufriedene Kunden

Die größte DMS-Installation betreibt das BRZ für das Bundesministerium für Finanzen. Dort arbeiten rund 15.000 User mit der Lösung eOffice, mit der ca. 4.660.000 Dokumente verwaltet werden.

Im Bundesverwaltungsgericht ist das Dokumentenmanagementsystem stark mit den Geschäftsprozessen verzahnt. Das Tool Elektronische Verfahrensadministration (EVA) verwaltet Aktenlauf, Fristen, Metadaten, Rechtsgrundlagen und strukturiert Akten. Das DMS ist tief in EVA integriert, übernimmt automatisch Aktenstruktur, Zugriffsrechte, Metadaten und hält alle Dokumente zum Verfahren. Im DMS liegen dort aktuell 3,8 Mio. Dokumente. Beim Bundesverwaltungsgericht spielt das DMS darüber hinaus noch eine Rolle als Collaboration-Werkzeug.

Für die Österreichische Beteiligungs AG spielt das DMS eine wesentliche Rolle bei der Verwaltung von Beteiligungen. Viele Dokumente sind sehr vertraulicher Natur, deshalb schätzt der Kunde das feingranulare Berechtigungskonzept und die Möglichkeiten, über die Berechtigungen auch Berichte ziehen zu können. Damit ist gewährleistet, dass eine effektive Kontrolle über Zugriffe auch bei organisatorischen Änderungen effizient und nachvollziehbar sichergestellt werden.