SAP-Personalmanagement mit KI inside

Einfach kurz & bündig

Der Verfahrensverbund Personalmanagement des Bundes besteht aus rund 60 unterschiedlichen IT-Anwendungen auf SAP-Basis, die den gesamten personalwirtschaftlichen Prozess in der Bundesverwaltung begleiten. Basierend auf ressortspezifischen Dokumentationen, Schulungsunterlagen und Regelungen hilft der digitale Assistent, mittels künstlicher Intelligenz, punktgenaue Informationen effizient und rasch bereitzustellen.

Die Highlights

• Wissensbasis sind rund 7.000 Seiten an allgemeinen und spezifischen Dokumentationen
• Für jeden Personalbereich individualisierbar
• KI-SUN nimmt Rücksicht auf ressortspezifische Regelungen
• Ohne Medienbrüche und auch mobil nutzbar
• Nahtlose Integration in bestehende Verfahren und in die Standard-Software SAP

Die Erfolgsfaktoren

Durch den Einsatz von state-of-the-art KI-Engineering-Methoden wurde mit KI-SUN ein System entwickelt, das faktenbasierte Antworten von hoher Qualität liefert. Die gewählte Architektur ermöglicht zudem den nahtlosen Ausbau. Die enge Zusammenarbeit zwischen dem BRZ und dem Bundeskanzleramt machte dieses Projekt zu einer Erfolgsgeschichte.

Die Lösung

Durch die KI- Expertinnen und -Experten des BRZ konnten die komplexen Kundenanforderungen auf äußert erfolgreich umgesetzt werden. Das geschaffen Framework ist skalierbar und bietet die Möglichkeiten den nächsten Schritt in die Zukunft aktiv zu gestalten.

Die Herausforderungen

Wie die unterschiedlichen Personalprozesse auf SAP-Basis der Bundesverwaltung im Arbeitsalltag zu verwenden sind, konnten die Benutzer:innen in etwa 170 verschiedenen Unterlagen mit über 7.000 Seiten nachlesen. Ziel war, einen digitalen Assistenten zu entwickeln, der den mehr als 120.000 Anwender:innen der SAP-Personalprozesse komplexe Fragen effizient und verständlich beantworten und dabei auch individuelle Regelungen berücksichtigen kann.

Die Technologie

Mit KI-SUN wurde mittels Retrieval-augmented generation-Technik eine Lösung geschaffen, die auch im Stande ist, verschiedenste Dokumentenarten zu verarbeiten. Durch die flexible Architektur ist ein nahtloses Umschalten zwischen verschiedenen LLM-Modellen - je nach Anwendungsfall und Sicherheitsbedarf - jederzeit möglich.

Der Ausblick

KI-SUN wird sich weiterentwickeln und in Zukunft auch Aufgaben für die Anwender:innen durchführen können. Das bereits implementierte Agentic AI Framework wird derzeit im Rahmen mehrerer Anwendungsfälle erprobt und es ist geplant diese bald einzusetzen.  

Auszeichnungen

Das Umsetzungsprojekt von KI-SUN hat nicht nur beim österreichischen Verwaltungspreis 2025 eine Auszeichnung bekommen, sondern auch den Sonderpreis aus dem Studierenden Voting der FH Campus Wien.

Erich Albrechtowitz,

Chief Digital Officer des Bundeskanzleramtes

Das Bundeskanzleramt hat sich schon immer als innovativer Motor der Verwaltung gesehen. Mit KI-SUN haben wir einen Anwendungsfall für KI gefunden, mit dem wir erste Erfahrungen in diesem Bereich sammeln und gleichzeitig einen Mehrwert für alle Bundesbediensteten schaffen konnten.