ELAK: In 90 Tagen um die Welt

Einfach kurz & bündig

Innerhalb von nur drei Monaten haben das Außenministerium (BMEIA) und sein IT-Dienstleister BRZ alle österreichischen Botschaften und Vertretungsbehörden weltweit an den Elektronischen Akt (ELAK) angebunden. Dieses – aufgrund der kurzen Umsetzungsdauer – wegweisende Projekt gilt als Leuchtturm der digitalen Transformation in der Verwaltung.

Die Highlights

• Weltweite zentrale Datenverfügbarkeit
• Höhere Sicherheit & Effizienz
• Vereinfachte Kommunikation zwischen In- und Ausland
• Migration von Millionen Dokumenten
• Schulung von über 1.300 Nutzer:innen mit Webinaren, Videos & Leitfäden

Die Erfolgsfaktoren

Klare Zeitplanung, agile Methoden, enge Zusammenarbeit und ein flexibles Berechtigungskonzept waren die zentralen Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts.

Die Lösung

Das BRZ entwickelte eine ganzheitliche Lösung zur Einführung des ELAK in allen Auslandsvertretungen – inklusive eines innovativen Rechtekonzepts und eines umfassenden Schulungsprogramms. Die Umsetzung gelang in nur drei Monaten.

Die Herausforderungen

Die Umsetzung des Projekts erforderte eine enge Zeitplanung und die Koordination über 24 Zeitzonen hinweg. Besonders herausfordernd war die Entwicklung eines flexiblen Berechtigungskonzepts, da Mitarbeitende in Botschaften regelmäßig ihren Standort wechseln. Zusätzlich mussten Millionen bestehender Dokumente erfolgreich migriert werden. 

Die Technologie

Der Elektronische Akt (ELAK) ist das zentrale Dokumentenmanagement- und Workflow-System der österreichischen Bundesverwaltung. Er ermöglicht die digitale Bearbeitung, Ablage und Nachverfolgung von Verwaltungsvorgängen – sicher, nachvollziehbar und ortsunabhängig.

Der Ausblick 

Das erfolgreiche ELAK-Projekt im Außenministerium dient als Blaupause für weitere Digitalisierungsvorhaben. Die skalierbare Lösung soll künftig auch in anderen Ministerien eingesetzt werden, um Verwaltungsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten – national wie international.

Auszeichnungen

Für seine innovative Umsetzung und die exzellente Zusammenarbeit wurde das Projekt für den renommierten österreichischen Wirtschaftspreis eAward 2025 nominiert – in der Kategorie "Zusammenarbeit & Organisation". Die
Nominierung unterstreicht die Vorreiterrolle des Projekts in der digitalen Verwaltung.

Kristian Juric,

Chief Information Officer des BMEIA 

Mit dieser ganzheitlichen Lösung haben wir bestehende System- und Medienbrüche abgeschafft. Nun arbeiten wir alle weltweit in einem System, in einem Aktenlauf unter einer Geschäftszahl, ohne die Limitierung von Zeitzonen. Der gemeinsame ELAK eine tragende Säule für kommende Digitalisierungsoffensiven.