Mit one stop shop zur Förderung

Besuch im one stop shop 

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie gehen in den Supermarkt und bekommen dort alles. Die Schnellbauschrauben und Dübel für die Gipskartonwände, die Nasentropfen fürs Kind, den neuesten Krimi von Alex Beer, alle Lebensmittel für die ganze Woche, die Gleitsichtbrille, den neongelben Fahrradhelm, die Blumen für Tante Agathes 70er, … Das ist ein sogenannter one stop shop. Und jetzt stellen Sie sich vor, so etwas gibt es auch für Angelegenheiten in der Verwaltung!

Innovativ: Papierlos angesucht

„Mit der Beauftragung zur Abwicklung des Langzeit-Kurzarbeits-Bonus vom AMS stellten wir uns die Frage: Wie kann die Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG) diesen einmaligen Bonus schnell und unbürokratisch abwickeln?“, erzählt Mag. DI (FH) Alexander Sellner, Abteilungsleiter IT in der BHAG. „,Automatisiert!‘ war die klare Antwort.“ Unterstützt wurde Sellner als technischer Projektmanager und Product Owner vom langjährigen IT-Partner BRZ. „Gemeinsam entwickelten wir einen effizienten und benutzerfreundlichen Förderablauf, bei dem Anträge für den Langzeit-Kurzarbeits- Bonus an einer zentralen Stelle eingebracht werden können. Ein sogenannter one stop shop!“, so Sellner.

Bequem: Bonus via digitale Signatur

In der ersten Phase ab April 2022 konnten bezugsberechtigte Personen über das Portal der Sozialversicherung Meine SV die Auszahlung des Langzeit-Kurzarbeits-Bonus mittels Handy- Signatur, ID Austria oder Bürger:innen-Karte beantragen. Der große Vorteil für die Buchhaltungsagentur? Weniger Papier und keine Arbeitskräfte, die zigtausende Anträge händisch scannen müssen. Aber auch die Antragsteller:innen profitierten davon. Kein lästiges Ausfüllen von Formularen. Denn: Alle wichtigen Daten wie Name, Adresse, Bankverbindung sind als digitale Identität bereits sicher gespeichert. Natürlich war klar, dass so nicht alle Antragsberechtigten erreicht werden können. Alle, die keinen digitalen Antrag stellten, erhielten ab Juli 2022 einen RSa-Brief.

"Das gemeinsame Ziel von BHAG und BRZ ist eine rasche und unbürokratische Abwicklung zahlreicher Verwaltungsprozesse, die noch dazu sicher und kostengünstig ist.“

Mag. DI (FH) Alexander Sellner, Abteilungsleiter IT in der BHAG

Beachtlich: Mehr als 50 % online

In den Briefen war neben dem klassischen papierenen Formular auch ein individueller QR-Code enthalten. Dieser leitete Bezugsberechtigte ebenso bequem zum digitalen Antrag weiter. Im Sommer 2022 sind trotzdem täglich fast 500 Anträge per Brief bei der Buchhaltungsagentur des Bundes eingegangen, die manuell bearbeitet werden mussten. „Uns war aber trotzdem schnell klar: Durch die breite Abdeckung mit digitalen Identitäten können solche Prozesse sehr effizient und kostengünstig als one stop shops geplant und umgesetzt werden“, so Sellner. Von den rund 82.100 Antragsberechtigten haben 96 % einen Antrag gestellt, davon über die Hälfte digital! Die Auszahlung erfolgte innerhalb von maximal 10 Tagen nach Förderantrag.
 

Partnerschaftlich: Rasch umgesetzt

Vom BRZ wurde im Projektverlauf nicht nur die Antragsdatenbank, mit Anbindung an die Zahlungsverkehrsdrehscheibe des Bundes, bereitgestellt, sondern auch die RSa-Briefe über die Druckstraße gedruckt und versandt und ein Call Center betrieben. An der raschen und reibungslosen Umsetzung waren neben dem BRZ auch das AMS, der Dachverband der Sozialversicherung sowie die Arbeiterkammer beteiligt. „Dass die Zusammenarbeit mit dem BRZ so gut funktioniert hat, liegt allerdings auch an den zahlreichen vorangegangenen gemeinsamen Vorhaben. Schon beim Projekt Sichere Gastfreundschaft wurden rund 230.000 elektronische Anträge gestellt und konnten zügig von uns bearbeitet werden“, so Sellner. BHAG-Geschäftsführer Helmut Dietrich ergänzt: „Wir hatten da mit dem BRZ einen tollen Partner an unserer Seite und konnten in vergleichsweise kurzer Zeit eine passende IT Landschaft für die Antragstellung und Auszahlung aufbauen.“
 

Antragslos: Neues Projekt

Bei der Umsetzung des Lebenshaltungs- und Wohnkosten-Ausgleichs-Gesetzes gehen die Buchhaltungsagentur des Bundes und das BRZ noch einen Schritt weiter, wie Sellner verrät: „Wir setzen dabei auf einen no stop shop und auf eine smarte Förderung. Die Bezugsberechtigten erhalten seit September 2023 – diesmal automatisch und gänzlich ohne Antrag – monatlich ihr Geld ausbezahlt. Und wie schon beim Langzeit-Kurzarbeits-Bonus gilt: „Intelligente Digitalisierung unterstützt dabei, Prozesse effizient und kostengünstig zu planen und umzusetzen.“ Aber auch intern legt die Buchhaltungsagentur des Bundes den Fokus auf Digitalisierung. Zahlreiche Personalprozesse erleichterten seit dem Frühjahr 2022 die interne Verwaltung: „Unser Ziel ist die vollelektronische Abwicklung aller personalrelevanten Geschäftsfälle über standardisierte Prozesse“, zeigt sich Dietrich überzeugt. „Das ist nicht nur fürs Klima eine Bereicherung – Stichwort Papierverbrauch –, sondern auch produktiver für die Belegschaft.“

„Mit dem BRZ haben wir einen großartigen Partner an unserer Seite, mit dem wir Digitalisierungsprojekte rasch und reibungslos abwickeln können.“

Helmut Dietrich, BHAG-Geschäftsführer

Automatisch: Einfache Arbeitsabläufe

Im Frühjahr 2021 wurde gemeinsam mit dem BRZ und der IBM ein Pilotprojekt gestartet, um die erste Robotic Process Automation- Lösung namens BOB innerhalb der Buchhaltungsagentur zum Einsatz zu bringen. BOB führt einfache und ständig wiederholende Arbeitsabläufe automatisiert aus. „Mit der Entstehung von BOB, unserem Bot, wurde in unserem Unternehmen sehr innovatives Neuland betreten“, freut sich Sellner. Der Erfolg gab dem Projekt recht. Deswegen nahm bald darauf eine zweite elektronische Unterstützung ihre Arbeit auf. „FRIDA erkennt fehlerhafte Zeitbuchungen von Mitarbeiter:innen und meldet diese per E-Mail an die betroffenen Personen.“

Digital: Einfach Lernen

Automatisierung geht aber nicht nur in organisatorischen Belangen, sondern auch in der Wissensvermittlung. Die Buchhaltungsagentur setzt einen neuen Standard in der Lernkultur. Seit diesem Jahr eignen sich die Mitarbeiter:innen aller sieben Standorte auf EDIT, der eigenen eLearning- Plattform, individuelles Wissen an.. Pro Woche stehen neben zwei neuen Kursen in den Bereichen Kommunikation, Persönliche Entwicklung und Produktivität auch 30 Minuten freies Lernen zur Verfügung. Und bald haben auch die Bundesdienststellen in ganz Österreich die Möglichkeit, auf EDIT zu lernen. Die ersten digitalen SAP-Schulungen befinden sich aktuell in der Testphase und werden im ersten Halbjahr 2024 österreichweit ausgerollt.