UNI.SAP feiert Geburtstag

Personalmanagement

Durch das Universitätsgesetz 2002 wurden alle österreichischen Universitäten aus der Bundesverwaltung ausgegliedert und damit eigenständige Einrichtungen. Diese Änderung verpflichtete die Universitäten einerseits dazu, ein Rechnungswesen entsprechend dem Handelsgesetz zu führen. Andererseits wurden sie Arbeitgeber ihres Personals. Der Aufbau eines eigenen Personalmanagementsystems wurde notwendig, da die Personalmanagementverfahren des Bundes seitdem nur noch für an den Universitäten arbeitende Beamtinnen und Beamte zuständig waren.

Gemeinsame Vision & Lösung  

„Bereits frühzeitig entstand die Idee, eine einheitliche Lösung für alle Universitäten zu schaffen, um Personalverwaltung und -abrechnung effizient und zukunftssicher zu gestalten“, erinnert sich Thomas Wieczorek-Kondor, Solution Manager im BRZ. „16 der damals 21 Universitäten haben damals in Zusammenarbeit mit dem BRZ eine gemeinsame Vision entwickelt.“ Die Universitäten hatten damals allerdings nur wenig Erfahrung mit SAP. „Es bedurfte zahlreicher Workshops und intensiver Diskussionen, um eine gemeinsame Sichtweise auf die Anforderungen zu entwickeln“, so Wieczorek-Kondor. „Diese intensive und koordinierte Vorgehensweise legte den Grundstein für den langfristigen Erfolg des Projekts.“

Maßgeschneiderte Applikation für alle

Unter diesen Vorzeichen fand der Startschuss zu einem der größten SAP-Projekte in Europa statt. Das Projekt UNI.SAP vereint das Rechnungswesen – UNI.VERSE genannt – und die Personalverrechnung – auch UNI.PERS – in einem System. Das BRZ verantwortete die gesamte Projektabwicklung und ist nun für den kompletten laufenden Betrieb dieser maßgeschneiderten SAP-Applikation zuständig. UNI.VERSE ist ein Spin-off des Projekts HV-SAP des Bundes, basierend auf der Standard­lösung SAP R/3. Seit April 2004 ist UNI.VERSE produktiv im Einsatz. UNI.PERS dient der Verwaltung und Abrechnung der vertraglich Bediensteten der Universitäten. Ziel war die Entwicklung eines für alle 16 Universitäten gleichermaßen gültigen UNI.PERS-Masters inklusive Datenmigration. Seit Ende 2004 ist auch dieses System im Einsatz. Mittlerweile sind 18 Universitäten in den UNI.PERS-Verbund eingegliedert.

UNI.SAP steht für 20 Jahre Innovation, Zusammenarbeit und kontinuierliche Weiterentwicklung – eine echte ­Erfolgsgeschichte der österreichischen Hochschullandschaft.

- Thomas Wieczorek-Kondor, Solution Manager im BRZ

Stabile und wachsende Partnerschaft

Im Laufe der Jahre hat das BRZ die SAP-Lösung kontinuierlich weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Universitäten optimal angepasst. „Nach 20 Jahren erfolgreichen Betriebs steht nun der nächste große Meilenstein an: die Umstellung auf S/4 Hana“, erklärt ­Wieczorek-­Kondor. „Dieses Update markiert nicht nur eine technische Erneuerung, sondern ist auch ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung.“ Der Fokus liegt darauf, das System näher an die End-User zu bringen und veral­tete Prozesse, wie beispielsweise papierbasierte Urlaubsanträge, zu digitalisieren. „Diese Transformation wird dazu führen, dass die Personalverwaltung an den Universitäten noch effizienter und moderner gestaltet wird.“ UNI.SAP ist ein Paradebeispiel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Universitäten und öffentlichen Institutionen. Was vor 20 Jahren als ambitioniertes Projekt begann, hat sich zu einer stabilen und ­zukunftssicheren Lösung entwickelt.