FinanzOnline: Neue Aufgaben für Chatbot Fred

2021 wurden bei 5,8 Mio. bescheidmäßigen Erledigungen bereits fast 80 Prozent aller Arbeitnehmer:innen-Veranlagungen online durchgeführt. Auch im Bereich der betrieblichen Veranlagung konnte die ohnehin schon sehr hohe Quote der Nutzung von FinanzOnline auf knapp 91 Prozent gesteigert werden. Der Weg zum papierlosen Akt, der im Jahr 2016 begann, wurde konsequent fortgesetzt. Alle an den Dienststellen des Finanzamts einlangenden Schriftstücke werden in der zentralen Scan-Straße des BRZ in Wien eingescannt und dem jeweiligen elektronischen Akt zugeordnet. Durch die Ausweitung dieses Systems wurden im Jahr 2021 1,5 Mio. Schriftstücke gescannt und zugeordnet, sowie 261.000 über das E-Fax-System eingegangene Schriftstücke ebenfalls bearbeitet.

Chatbot Fred wird ausgebaut

Der Einsatz von digitalen Assistenten auf Web-Seiten der öffentlichen Verwaltung bietet den Besucher:innen mehr Service durch rasche Hilfe bei auftauchenden Standardfragen, während er gleichzeitig die Helpdesk-Mitarbeiter:innen entlastet. Ein Beispiel dafür ist der mit dem BRZ entwickelte Chatbot Fred. Er ist seit 2019 auf FinanzOnline im Einsatz ist und eine der dabei am häufigsten verwendeten Funktionen. Chatbot Fred wird künftig auch auf der Web-Seite des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) seine Dienste anbieten und dort die Besucher:innen unterstützen.

Finanzminister Magnus Brunner zeigt sich über diesen digitalen Zuwachs auf der Web-Seite erfreut: "Mein Anspruch an eine moderne Finanzverwaltung ist es, auch im Bereich Digitalisierung und Usability erfolgreich zu sein. Dazu trägt auch der Chatbot Fred bei, indem er Bürgerinnen und Bürgern ohne Wartezeit, ohne zum Finanzamt gehen zu müssen und rund um die Uhr sofort Antworten auf ihre Fragen liefert. Mehrere nationale und internationale Auszeichnungen belegen das und bestärken uns bei unserem Anspruch, eine der kundenorientiertesten Finanzverwaltungen der Welt zu sein und zu bleiben."

Kosteneffiziente Umsetzung

Auf FinanzOnline, das vom BMF gemeinsam mit dem BRZ entwickelt wird konnten seit September 2019 rund 3,5 Mio. Fragen der Nutzer:innen beantwortet werden. Allein heuer konnte Fred bei rund 70 Prozent der Fälle schnell und gezielt weiterhelfen. Da er sich technisch eine Plattform mit anderen Chatbots der Bundesverwaltung, wie beispielsweise Mona von oesterreich.gv.at, teilt, handelt es sich um eine besonders kosteneffiziente Lösung. Zudem kommen alle Verbesserungen und Erweiterungen am System sofort allen Bots zugute.

Vielfältige Informationen

Da die Webseite des Bundesministeriums für Finanzen sehr vielfältige Informationen bereitstellt, soll Fred künftig auch in der Lage sein, themenspezifisch – je nachdem in welchem Bereich von bmf.gv.at der Bot aufgerufen wird – Auskunft zu geben und dabei vor allem von den Nutzerinnen und Nutzern besonders häufig gestellte Fragen zu beantworten. Ein Redaktionsteam arbeitet zudem laufend daran, Fred neben den bisherigen Informationen zu FinanzOnline, auch Wissen über die weiteren Aufgabengebiete des Bundesministeriums für Finanzen beizubringen.