Wie künstliche Intelligenz den ELAK revolutioniert

Genau hier setzt für mich ein ELAK der Zukunft an. Statt Akten zu verwalten, werden Informationen intelligent mithilfe von KI verknüpft. 

Chatten mit dem Akt

KI sorgt für direkte Interaktion mit dem ELAK-Akt. Die Funktion "Chatten mit dem Akt" unterstützt etwa bei Fragen wie "Welche Fristen gelten in diesem Fall?" oder "Welche Maßnahmen wurden bereits gesetzt?". Die KI beantwortet sie im Kontext des konkreten Vorgangs und das individuell, kontextsensitiv und immer unter Berücksichtigung der zugrunde liegenden Zugriffsrechte. Das Zusammenarbeiten und der Austausch von Dokumenten erfolgen im ELAK über Teamrooms. Die KI-unterstützte Funktion "Chatten" ist nicht nur mit dem Akt, sondern auch mit ganzen Teamrooms möglich.

Orientierung ist alles

Die Maxime: höchste Faktentreue und Nachvollziehbarkeit bei jeder Interaktion. In einer Verwaltung mit tausenden Akten ist Orientierung alles. Der ELAK der nächsten Generation analysiert nicht nur Metadaten, sondern fasst auch Inhalte ganzer Akten intelligent zusammen – zugeschnitten auf die jeweilige Rolle: Sachbearbeiter:innen erhalten faktenorientierte Übersichten mit Fristen, Rechtsgrundlagen und Zahlen – strukturiert und sofort nutzbar. Leitende Funktionen profitieren von strategischen Analysen, KPIs, Ressourcenauswertungen und konkreten Handlungsempfehlungen. 

Interaktive Assistenz

Die neue interaktive Assistenz im ELAK wird mehr als ein Chatbot sein: Sie passt sich situativ an, greift bei Bedarf auf User-Handbücher, Prozessbeschreibungen oder Organisationsrichtlinien zu und liefert verlässliche Antworten mit transparenter Quellenangabe. Früher bedeutete Hilfe im ELAK umfangreiches Blättern in Handbüchern. Mit "Chatten mit der Hilfe" wird es einfacher. Wer eine Frage zu einem Prozess, einem Formular oder einer neuen Funktion hat, erhält durch natürliche Spracheingabe direkt eine passende Antwort. Und das präzise und kontextbezogen.

Smarte Verwaltung

Die Einführung KI-gestützter Funktionen modernisiert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern macht die Verwaltung fit für die Herausforderungen von morgen. Mit den neuen KI-Funktionen wird der ELAK zum echten digitalen Partner im Arbeitsalltag – der ELAK lernt, versteht und begleitet. Effizient, sicher und rollenbewusst. Die smarte Verwaltung hat bereits begonnen!