Neue SAP-Welten

13. September 2018

SAP eröffnet mit seinen vielfältigen Anwendungsbereichen ganz neue Welten. Das BRZ betreibt jetzt schon eine der weltgrößten SAP-Instanzen, aber das Potenzial für eine weitere IT-Konsolidierung und Weiterentwicklung in der Verwaltung ist gegeben. Wohin die Reise geht, erfahren Sie hier.

Es kann laufen wie geschmiert … Stellen wir uns Folgendes vor: Aufgrund eines Regierungsvorhabens soll in einem Ministerium eine neue Abteilung mit fünf Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern geschaffen werden. In der PM-SAP-Anwendung Organisationsmanagement werden diese fünf neuen Planstellen angelegt, in der Folge vom Vorgesetzten genehmigt und der resultierende Stellenplan wird vollautomatisiert in den Budgetvoranschlag übergeleitet. Zur Besetzung dieser Planstellen werden in der Jobbörse des Bundes die Stellen ausgeschrieben. Der Kandidat Max Mustermann sticht im Bewerbungsprozess hervor, absolviert mehrere Runden im Aufnahmeverfahren – all dies wird bereits im elektronischen Bewerber/innen-Management verwaltet.

Automatisierte Anmeldung

Im Zuge der Neuaufnahme von Herrn Mustermann werden seine Dokumente  gescannt und im elektronischen Personalakt abgelegt. Mit der Erfassung seiner besoldungsrechtlichen und abrechnungsrelevanten Informationen im Personalmanagement des Bundes erfolgt die automatisierte Anmeldung bei der zuständigen Sozialversicherung und die Budgetmittelreservierung für die Gehaltskosten im Haushaltsmanagementsystem. Für Herrn Mustermann wird auch ein elektronischer Dienstausweis bestellt.

Intelligente Schnittstellenkommunikation

Aufgrund von Schnittstellen zu anderen Anwendungen kann er nun mit dessen Hilfe sein Büro aufschließen, sein Notebook in Betrieb nehmen und am Zeitterminal seine tägliche Zeiterfassung vornehmen. Außerdem findet man Herrn Mustermann sofort im elektronischen Telefonbuch seiner Dienststelle. Für notwendige zusätzliche Ausbildungen wird die im elektronischen Bildungsmanagement bereits vorbereitete Kursserie für Herrn Mustermann gebucht. Seine Dienstreise an den Veranstaltungsort hat er selbstverständlich schon im Serviceportal Bund mittels Employee Self Service (ESS) beantragt. All dies ist bereits Realität …

… und hier passiert es

„SAP wird gerne mit den Begriffen Buchhaltung, Kostenrechnung, Lohnverrechnung und Lagerhaltung in Verbindung gebracht. Doch  SAP kann viel mehr und bietet umfassende Lösungen im Enterprise-Resource-Planning-Bereich  an und stellt durchgängige Entwicklungsplattformen für sämtliche Einsatzzwecke bereit“, erklärt DI Ernst Steiner, SAP-Bereichsleiter im BRZ. Aufgrund der individuellen Möglichkeiten der Oberflächengestaltung im Web-Bereich vermutet kaum ein/e Anwender/in, dass sich hinter oft benutzten IT-Lösungen SAP-Technologie und -Funktionalität verbirgt. Das BRZ setzt für zahlreiche Anwendungen vor allem das SAP-Modul für Human Capital Management (HCM) und den damit verbundenen SAP-Technologiebaukasten ein. Die Kernfunktionalitäten dieses Moduls wie im oben erwähnten Beispiel aus der Praxis umfassen Organisationsmanagement, Personaladministration, Abrechnung, Zeitwirtschaft, Reisemanagement, Integration Rechnungswesen, Employee Self Service. Zahlreiche Kunden aus der Bundesverwaltung, darunter Ministerien, Oberste Organe, oder die Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter (BVA) sowie zahlreiche Universitäten und Hochschulen verwenden dieses Modul.

Und wie geht es weiter ...

Die Reise ist längst noch nicht zu Ende, bis 2022 sollen auch die Landeslehrer/innen in die Gehaltsabrechnung integriert werden. Das bedeutet 125.000 zusätzliche Abrechnungsfälle. Damit würden spätestens 2022 485.000 Gehaltsabrechnungen pro Monat in PM-SAP verwaltet werden – was Platz fünf im weltweiten Ranking der größten SAP-Instanzen entspricht.