Über das BRZ

Die Bundesrechenzentrum GmbH ist der IT-Dienstleister und markt­führende E-Government-Partner der österreichischen Bundes­verwaltung.

13.01.2015 Wissen ist Macht!

Quelle: istockphoto

Wissensarbeit wird zunehmend in Projekten geleistet. Ihre temporäre Struktur macht die Speicherung und den Transfer des erzeugten Wissens allerdings zu einer Herausforderung. Die Nutzung vorhandener Wissensmanagementsysteme kann helfen. Das BRZ zeigt, wie dies in der Praxis funktioniert.

Die Menschen tragen einen großen und wertvollen Schatz an Wissen in sich, der gespeichert, genutzt und geteilt werden will. Doch gerade in Projekten kommt es durch die fehlende Aufbereitung von Know-how nach deren Beendigung zum Verlust von Informationen und Erkenntnissen; die Mitarbeiter/innen gehen wieder in ihre Abteilungen zurück oder verlassen die Organisation. Hier setzt das Projektwissensmanagement an: Ziel ist die Implementierung und Optimierung einer projektübergreifenden Wissensbasis zur Verbesserung der Prozesse. Die Unterstützung durch IT-Anwendungen spielt dabei eine zentrale Rolle.

In der Praxis zeigt sich allerdings, dass zusätzliche Werkzeuge zur Speicherung und zum Transfer des erzeugten Wissens kostspielig sind und nur zögerlich akzeptiert werden - oftmals durch die fehlende Einbindung in das bestehende Arbeitsumfeld. Die Lösung bietet möglicherweise der Einsatz von im Wissensmanagement unbekannten und auf den ersten Blick nicht typischen Werkzeugen.

Wissensspeicherung und -transfer im BRZ

Da die Projektmanagement-Prozesse mit den Wissensmanagement-Prozessen eng verknüpft sind, ist es naheliegend, den Benutzerinnen und Benutzern die bestehenden Projektportale für die Erfüllung der verschiedenen Aufgaben anzubieten. In einer einheitlichen Oberfläche integriert werden dort alle notwendigen Funktionen und Dienste zur Verfügung gestellt. Das BRZ-Projektmanagement macht sich dabei zwei Systeme zunutze: JIRA, ein Ticketing- und Projektverfolgungssystem für Softwareentwickler/innen, sowie ein Confluence-Wiki, das dort eingebunden ist.

Der BRZ-Mitarbeiter Thomas Brandstetter hat im Rahmen seiner Masterarbeit diese beiden Anwendungen nach folgenden Handlungsfeldern getestet und eine qualitative Einschätzung getroffen:

  • Inhalte – Content Management-Funktionen der Anwendungen
    Beide Systeme werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sehr häufig genutzt, da sie sowohl Informationen entnehmen als auch einbringen können. Die Daten und Informationen sind somit immer aktuell. Auch durch die integrierten Lebenszyklen (Workflows) und die Verteilung von Informationsobjekten über den Wissensspeicher hinweg erfüllt das Content Management die geprüften Kriterien.

  • Zusammenarbeit – Möglichkeiten des Community-Managements
    Die beiden Plattformen schaffen den notwendigen virtuellen Raum für die Zusammenarbeit der Projektmitarbeiter/innen in der Erstellung, Zuweisung, Überarbeitung, Kommentierung und Schließung von Arbeitspaketen. Als eine Art Kommunikationskanal, der auch Ratings und Diskussionen zulässt, können die Anwendungen nahtlos in den Projektalltag integriert werden.

  • Orientierung – Navigationsmöglichkeiten gepaart mit Nutzungskomfort
    Die Systeme wurden unter dem Aspekt einer integrativen Nutzung entwickelt und ähneln sich sowohl im Aussehen als auch in der Navigation und den Suchmöglichkeiten. Die Projektmitglieder finden sich aufgrund festgelegter Funktionen und Bezeichnungen gut zurecht und bewerten die Arbeit mit JIRA und Confluence als einfache Tätigkeit.

Erfolgreiche Lösung

Es hat sich gezeigt, dass mit integrierten Anwendungen in IT-Projekten das Projektwissen gut verwaltet und transferiert werden kann. Diese Lösung macht es möglich, wertvolles Wissen aus Projekten „on the fly“ und ohne die Einführung neuer Wissensmanagement-Systeme zu bewahren. Dies spart nicht nur Kosten, sondern öffnet auch potentielle Nutzungsbarrieren der Projektmitarbeiter/innen.

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