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Die Bundesrechenzentrum GmbH ist der IT-Dienstleister und markt­führende E-Government-Partner der österreichischen Bundes­verwaltung.

07.10.2016 Digitalisierung bringt allen was

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Behördliche Schriftstücke werden oft als Rückscheinbriefe versendet. In hybrider Form wie sie etwa das BVwG verwendet sparen sie Zeit und Kosten.

Das Bundesverwaltungsgericht (BVwG) überprüft Entscheidungen von Behörden auf Bundesebene. Jährlich werden rund 36.000 Verfahren in den Bereichen Fremdenwesen und Asyl, Soziales, Persönliche Rechte und Bildung sowie Wirtschaft, Kommunikation, Verkehr und Umwelt bearbeitet. Am Ende eines Verfahrens werden Entscheide erlassen, die an alle Beteiligten des Verfahrens kommuniziert werden.

Behördliche Schriftstücke wie solche Entscheide werden als Rückscheinbriefe versendet. Die klassische Version davon ist im Bundesverwaltungsgericht  Geschichte. Jeder Entscheid wird nur noch in hybrider Form versendet. Diese verbindet Elemente der physischen (Brief auf Papier)  und der elektronischen Zustellung. 

Effizientere Prozesse 

Statt postalischer Rückscheine werden elektronische Statusinformationen und schließlich ein Rückschein in PDF-Form übermittelt. Jede einzelne Sendung kann elektronisch verfolgt werden. Bisher wurden im Bundesverwaltungsgericht wurden pro Jahr rund 40.000 Rückscheine manuell gescannt und beim jeweiligen Verfahren  abgelegt.

Rupert Zarl, BRZ

"Mit der Einführung des hybriden Rückscheins ist es gelungen einen aufwändigen manuellen Prozess zu automatisieren. Durch die elektronische Anlieferung von Rückscheinen wurde der Prozess effizienter – das ist digitale Transformation mit klarer Kosten-Nutzen-Rechnung", erklärt Rupert Zarl, Produktmanager im BRZ.

Geringeres Porto, mehr Transparenz

Die elektronische Verfolgbarkeit jedes einzelnen Versandstücks sorgt für mehr Transparenz. Durch die Digitalisierung des Rückscheins und die vorhandenen Statusinformationen ist die Integration in bestehende Verfahrensabläufe möglich. IT-Partner für die Einbindung des hybriden Rückscheinbriefs in die elektronischen Prozesse des Bundesverwaltungsgerichts war das BRZ

Ein weiterer bedeutender Vorteil des hybriden Rückscheinbriefes sind geringere Kosten. "Berücksichtigt man Porto, manuelle Nachbearbeitung und Materialkosten erspart sich das Bundesverwaltungsgericht pro Jahr Kosten in einem fast sechsstelligen Bereich. Dadurch amortisiert sich das Projekt innerhalb von sechs Monaten. Eine Innovation, die sich sofort auszahlt", so Rupert Zarl.