Hybrider Rückscheinbrief – die Post spart allen was

Transparent? Verständlich? Schnell? Kostengünstig? - Alles Vorteile die durch die Nutzung des hybriden Rückscheinbriefes in Anspruch genommen werden können.  Schon einige Zeit stand der sogenannte hybride Rückscheinbrief als Realisierung einer alternativen nachweislichen Zustellung zur Diskussion. Vorangetrieben vom Bundesministerium für Justiz und der Österreichischen Post AG. Die gesetzliche Basis wurde im Juli 2011 geschaffen und trat mit 1.November 2011 in Kraft.

Was ist der hybride Rückscheinbrief?
Die Hybridität in der Zustellung (Sichtfensterkuvert hin, elektronische Statusinformationen über die Versendung und der Scan der Bestätigung der Zustellung – die sogenannte Zustellkarte - retour) gab diesem Projekt seinen Namen. Dadurch wird eine Verfahrensbeschleunigung, sowie eine Vereinfachung der Abläufe (wie jederzeitige Information über den Status der Zustellung) erreicht. Weiterführende automationsunterstützte Prozesse in den verschiedenen Verfahren, wobei auch die Rückscheine selbst jederzeit in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, sind nennenswerte Features.

Die nebenstehende Abbildung zeigt ein hybrides Rückscheinkuvert (möglich sowohl in den Formaten C4 und C5 und auch alternativ als RSa oder RSb verwendbar). Das Einsparungspotential dieser Lösung beläuft sich für die Justizverwaltung auf Basis des erstellten Business Cases auf ca. 2,8 Mio Euro / Jahr. Letztendlich wurde das BRZ durch das Bundesministerium für Justiz beauftragt, gemeinsam mit den zuständigen BMF-Organisatoren, die Realisierung der Umsetzung des hybriden Rückscheinbriefes für alle Anwendungen die im BRZ für die Justiz betrieben werden, durchzuführen.

Durch die Natur des Projektes als anwendungsübergreifend wurde ein gemeinsamer, nicht auf eine einzelne Anwendung bezogener, Fokus gewählt – abgedeckt durch die Justiz Architekten. Zusätzlich zu den Architekten und den einzelnen Anwendungen waren noch das Justiz Zustellservice – Empfangen der Anwendungsversendungen und Kanalisierung zum elektronischen Rechtsverkehr bzw. zum Druck auf Papier – und das Justiz Poststraßenservice (PSS) - Aufbereitung der Versendungen und Weiterleitung zur Infrastruktur (Druckstraße) - beteiligt. Das PSS erstellt das für die Versendung des hybriden Rückscheinbriefes erforderliche Deckblatt, wobei hierbei auch der eindeutige Barcode der Versendung definiert wird. Der Post AG werden Informationen (AVISO-Daten) zu jeder Versendung zur Verfügung gestellt und andererseits werden durch die Post AG auch Informationen über die Zustellungen selbst zur Abholung durch das PSS bereitgestellt.
Der hybride Rückscheinbrief ermöglicht eine weitere Portokostenreduktion dadurch, dass künftig über Verfahrens- und Dienststellengrenzen (zwei oder mehrere Erledigungen in unterschiedlichen Verfahren an denselben Empfänger) sowie sogar über Anwendungsgrenzen (z.B. Erledigungen aus Verfahren der Verfahrensautomation Justiz und dem Firmenbuch) hinweg Erledigungen in einer Sendung gesammelt zugestellt werden können.

Scan von Rücklaufkuverts
Sogenannte Rücklaufkuverts (Versendungen, die nicht zustellbar waren) werden von der Post an das Bundesrechenzentrum rückübermittelt und ungeöffnet gescannt. Damit stehen die notwendigen Informationen mit etwaigen schriftlichen Anmerkungen des Zustellers wieder elektronisch im Wege der jeweiligen Anwendung zur Verfügung und ermöglicht die Veranlassung allfälliger weiterer Schritte im Verfahren.

Conclusio
Die Benefits des hybriden Rückscheinbriefes sind sicher die geringeren Portokosten gegenüber dem klassischen Rückscheinbrief, aber auch die Verfolgbarkeit jedes einzelnen Versandstücks und die damit mögliche Einbettung dieser Prozesse in die jeweiligen Verfahrensabläufe.