Alle Zeichen auf neu im BMWF

Im Juni konnte die Umstellung der BMWF-Arbeitsplätze auf Windows 7 mit 64 Bit erfolgreich abgeschlossen werden.

Vor allem Projekte die in Zusammenarbeit mit den Universitäten und Fachhochschulen
entstehen, bedienen sich oft neuester innovativer Technologien. Für die IKT Abteilung des Wissenschaftsministeriums besteht die Herausforderung darin, einerseits die technologischen Ansprüche von Universitäten und Fachhochschulen umzusetzen, andererseits die Richtlinien und Vorgaben des Bundes einzuhalten. Voraussetzung dafür ist eine aktuelle technische Ausstattung in der Zentralstelle selbst. Mit der im Juni erfolgten Umstellung auf Windows 7 mit 64Bit am Client und den aktuellsten Servervarianten wurde der Grundstein zur Realisierung weiterer anspruchsvoller Projekte gelegt. Anlässlich der erfolgreichen Umsetzung haben wir Thomas Egger (Abteilungsleiter IT, BMWF) und Anton Gruber (Projektverantwortlicher,
BRZ) zu einem Interview über die Vorgaben und Herausforderungen gebeten.

Was waren die rechtlichen und organisatorischen Grundlagen für die Umsetzung des Windows Updates?
Egger: Ausgangspunkt war die Trennung des Bildungsministeriums in ein Wissenschafts- und Unterrichtsministerium. Das zog auch vielfältige Veränderungen
auf IT-Ebene nach sich, wobei sehr schnell klar wurde, dass zur Erfüllung der anstehenden
Projektwünsche im BMWF eine Modernisierung und Konsolidierung der eingesetzten ITStruktur
notwendig war. Ziel war – abgesehen von der Senkung der laufenden Kosten - bereits die Erfüllung der Richtlinien des Bundesclients.

In welchem Zeitraum wurde die Umsetzung geplant und wie ging der Ablauf von statten? Egger: Der Startschuss für die Planung fiel im Sommer 2009, gefolgt von einer Bedarfsanalyse und Bestandserhebung. Mit Jahresanfang 2010 wurde schließlich begonnen die neue Serverinfrastruktur aufzubauen und die Clientkonfiguration zu entwickeln. Für die Bediensteten gab es ab Mitte Mai die Möglichkeit, sich zu einer eintägigen Schulung anzumelden. Wir sind sehr stolz, dass über 90 Prozent der MitarbeiterInnen daran teilnahmen. Etwa eine Woche nach der Schulung wurde dann die jeweilige Abteilung von einem eigenen BRZ-Team auf das neue System umgestellt. Im Schnitt wurden ca. 20 PCs pro Tag bearbeitet, so dass innerhalb von fünf Wochen die gesamte Zentralstelle des BMWF umgestellt werden konnte. Die durchschnittliche Umstellungsdauer pro Arbeitsplatz betrug 15-20 Minuten – es kam also zu fast keiner Behinderung der Arbeitsprozesse. Die sehr guten Vorbereitungen
durch die persönliche Schulung, eigens erstellte Unterlagen und die Videoanleitungen haben sicherlich zur kurzen Umstellungsdauer beigetragen.
Gruber: Bereits zu Planungsbeginn wurde das Team „On-Site-Service“ des BRZ in die  Vorbereitungen miteinbezogen. Gemeinsam mit den Technikern des BMWF wurde die Clientkonfiguration entwickelt und die neue Serverinfrastruktur aufgebaut. In enger Kooperation mit den Verantwortlichen der Abteilung „Information- und Kommunikationstechnologie“ wurde das Rollout vorbereitet. Alle Bediensteten wurden von der
bevorstehenden Umstellung per Rundschreiben informiert. Die detaillierte Terminvereinbarung
erfolgte anschließend direkt durch das BRZ. Der Ablauf war so geplant, dass die Umstellung
bis maximal 14:00 Uhr des Umstellungstages abgeschlossen werden musste. Ab 14:00 Uhr
wurden bereits die Geräte für den nächsten Tag vorkonfiguriert, um das Rollout bei den BenutzerInnen so kurz wie möglich zu halten. Diese Vorgangsweise hat sich bestens bewährt.

Welche Besonderheiten mussten im Rahmen des Projekts beachtet werden?
Egger: Zu diesem Zeitpunkt ist das BWMF das erste Ressort, das zu 100 Prozent auf Windows 7 mit 64Bit umgestiegen ist. Obwohl diese Umgebung im Bundesclient definiert ist, sahen wir uns mit der Herausforderung konfrontiert, dass vor allem Querschnittsapplikationen in der 64Bit Umgebung Probleme verursachten. Bei einigen Anwendungen führte dies dazu, dass die Firmen die erforderlichen Anpassungen in unserer BMWF-Clientumgebung selbst vorgenommen haben. Technologisch kompliziert und aufwändig war auch die Umsetzung von DirectAccess für mobile Geräte in Verbindung mit IPv6 und die Implementierung von Applikationsvirtualisierung.
Dafür reduziert vor allem der letzte Punkt den laufenden Wartungsaufwand immens. Generell kann man sagen, dass wir mit der 64Bit Variante und der daraus entwickelten BMWF-Umgebung sehr zufrieden sind.
Gruber: Die Herausforderung für das Bundesrechenzentrum war sicherlich, das Rollout in einer 64Bit Umgebung zum Laufen zu bringen, welche bundesweit
in dieser Form noch nicht entwickelt wurde. Viele Test- und Anpassungsmaßnahmen waren
notwendig, um diese Aufgabe bewältigen zu können. Nicht ohne Stolz konnten wir am Ende
des Tages feststellen, dass trotz anfänglicher Schwierigkeiten diese Anforderung bewältigt
wurde und ein bestens funktionierendes Rollout zur Verfügung gestellt werden konnte.